Petit guide pour la conception d’un (bon) fichier presse

Le fichier presse est l’outil indispensable de l’attaché de presse : il lui permet de qualifier les bons journalistes et d’assurer une diffusion efficace de ses campagnes. La création de ce document, tout comme sa mise à jour, sont donc incontournables dans le quotidien d’un consultant en relations média. Cet article distille quelques conseils pour mettre en place un outil efficace : à la clé, des relations personnalisées avec les journalistes pour une couverture médiatique optimale. 

 

• Le fichier presse, c’est quoi ?

Un fichier presse est une base de données, propre à chaque professionnel des relations médias, qui recense les coordonnées des journalistes, des influenceurs et leaders d’opinion. On y retrouve aussi toutes les informations pertinentes à leur sujet : leurs domaines de prédilection, leurs attentes, leurs articles remarquables ou encore, les précisions qu’ils nous partagent lors de nos échanges. 

Grâce à cet outil essentiel et personnel, un attaché de presse peut cibler avec précision les interlocuteurs les plus à même d’être intéressés par les campagnes dont il est chargé. 

Bien renseigné et bien actualisé, le fichier presse offre plusieurs avantages dans l’opérationnel : 

→ Une communication personnalisée avec les prescripteurs ;

→ Un gain de temps et d’efficacité dans la diffusion des campagnes. 

• Comment créer un fichier presse efficace ?

Identifiez vos cibles

Pour mettre en place le fichier presse le plus cohérent possible, il est indispensable de comprendre : 

→ quels médias sont pertinents pour vos secteurs, votre activité ? quels sont, par exemple, ceux qui sont lus par vos clients, vos prospects, vos investisseurs ? 

→ quels journalistes traitent régulièrement de votre thématique ? quels sont, par exemple, ceux qui ont récemment écrit sur vos concurrents ?

Ces deux questions vous permettront d’affiner votre connaissance des médias et donc des interlocuteurs que vous souhaitez sensibiliser dans les rédactions.

 

Collectez leurs données

Voici quelques informations qu’il sera pertinent de retrouver dans votre fichier presse : 

• Le nom du média 
• Le nom et le prénom de l’interlocuteur que vous ciblez dans ce média
• Sa fonction et le(s) secteur(s) qu’il traite (par exemple, journaliste consommation, rédacteur high-tech)
• Son adresse email professionnelle
• Son numéro de téléphone (plus difficile à trouver)
• Le lien vers ses réseaux sociaux ou site web (dans le cas d’un pigiste par exemple)

 

Où trouver ces informations ? 

Récupérer ces informations est parfois un travail fastidieux si vous n’avez pas souscrit à une base de données spécialisée dans les relations presse. Vous pouvez néanmoins orienter vos recherches vers l’ours des magazines (section dans une publication qui indique parfois le format mail type des membres de la rédaction), sur les réseaux professionnels à l’instar de Linkedin ou sur les sites web. 

 

Organisez votre fichier presse

Un fichier presse efficace est un fichier presse bien classé. Répertorier les contacts identifiés dans différents onglets, en fonction par exemple : 

• de leur secteur : automobile, agroalimentaire, tourisme, … ;
• du type de média pour lesquels ils travaillent : presse généraliste, féminine, tech … 
• de leur périodicité : quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle ;
• ou encore de leur couverture géographique : nationale ou régionale. 

 

Maintenez votre fichier presse à jour

Les médias évoluent, leurs rédactions aussi. Les journalistes changent de poste, de rédaction et parfois même de spécialités. Maintenir un fichier presse à jour relève donc d’un travail quotidien. Et ce, pour vous éviter les envois infructueux et pour soigner votre relation avec les médias et leurs journalistes. 

 

Le tips en plus

Pour en savoir davantage sur les différents médias à prendre en compte dans votre stratégie de relations presse et donc à ne pas oublier dans votre fichier presse, retrouvez notre article dédié.

 

Vous l’aurez compris, un bon fichier presse est un atout indispensable du consultant en relation presse. En plus de vous permettre de bien connaître vos interlocuteurs à travers leurs écrits, il vous aidera à diffuser vos campagnes dans un timing adapté aux bouclages. Si sa mise en place demande du temps et de la rigueur, cet effort est essentiel pour un travail de relations média sur-mesure, qui porte ses fruits. 

Et si vous souhaitez nous le confier, nous serons ravis d’échanger avec vous sur votre projet ! Pour prendre rendez-vous, c’est par ici !

Crédit visuel : @brucemars